Il business al giorno d’oggi alla velocità della carta non è più accettabile, ma cosa impedisce alle di passare al digitale? Ad esempio, nella maggior parte dei casi, le aziende non hanno idea di come iniziare questo cambiamento a causa delle numerose sfide che si presentano davanti a loro, come i problemi legati ai processi manuali estremamente datati, l’incompatibilità delle fonti dei dati e molto altro ancora e tutto ciò rende difficoltoso far comprende quale sfida possa essere affrontata per prima. Xerox però, grazie alla sua comprovata esperienza verso l’innovazione, aiuta i propri clienti nel superare la paura del cambiamento e lanciarsi nell’era del digitale.
Per prima cosa però è necessario per noi valutare il business dei clienti per definire un piano d’azione per l’elaborazione dei documenti completamente personalizzato, tutto ciò aiuterà i nostri clienti ad analizzare i processi basati sui documenti, in modo estremamente veloce e semplice, mettendosi nell’ottica del passaggio al digitale, valutando in modo accurato lo stato attuale, sfruttando le tecnologie disponibili ed analizzando i flussi di lavoro end to end.
La valutazione dei flussi di lavoro rappresenta il primo passo nel’ identificazione dei processi aziendali che trarrebbero beneficio dal’ automazione, questo avviene attraverso diverse funzioni come l’identificazione che valuta e documenta i processi determinando i fattori chiave delle tempistiche, individuando i contrasti ed i rallentamenti che ostacolano il successo dell’esecuzione e fornendo una mappa per implementare un processo efficace ed efficiente. Proprio per questo, aiutando i nostri clienti ad ottimizzare e automatizzare i processi aziendali ci può essere anche una crescita, che porta anche ad una riduzione dei costi e ad una trasformazione dei flussi di lavoro da cartacei a digitali, come abbiamo detto precedentemente.
Tutto questo avviene acquisendo le informazioni dai dispositivi mobili o elettronici e altre fonti con conseguente scansione dei flussi di lavoro aziendali, successivamente trasformiamo ed elaboriamo le informazioni in arrivo da più canali con scansione, classificazione, identificazione, estrazione, convalida ed immissione dei processi dell’azienda. Dopo tutto ciò elaboriamo, applicando le regole che automatizzano le attività ripetitive definendo dei processi per la revisione, la definizione delle proprietà e l’indirizzamento, inoltre avviene l’archiviazione con la trasformazione dei processi basati su documenti cartacei attraverso le soluzioni di gestione dei contenuti che archiviano, richiamano e conservano documenti e immagini digitali in base ai requisiti di gestione dei dati del cliente.
Il miglioramento dei processi avviene grazie ai servizi di elaborazione delle transazioni dei documenti ed è possibile conseguire vantaggi economici, come il risparmio sui costi, l’aumento della velocità dei servizi, crescita del fatturato e migliori processi aziendali. E tutto ciò viene evidenziato su più aree come per la fatturazione passiva e attiva, la gestione dei dati e la conversione dei file, infatti alcuni casi di studio sono stati fatti ad esempio su aziende il cui interesse è quello di semplificare la gestione delle fatture e simili, dove viene generato un numero elevato di carta.
La soluzione di Xerox riferita all’elaborazione delle transazioni dei documenti è data dalla migrazione di tutti i dati cartacei al digitale, con un sistema che garantisce qualsiasi formato di fili, inclusa la carta, e-mail, PDF ed EDI. Come parte di questa soluzione e di fatturazione elettronica, abbiamo implementato la ricezione, la scansione, l’estrazione dei dati, l’indicizzazione e l’archiviazione delle fatture cartacee ed i risultati hanno portato alla riduzione dei costi di elaborazione anche del 50% in meno rispetto ad una fattura cartacea, ma non solo, le aziende hanno tratto altri numerosi benefici che tratteremo nei prossimi articoli parlandone singolarmente.
