Nell’articolo di oggi all’interno del nostro blog parliamo di come mantenere dei contenuti pertinenti, adattabili e soprattutto pronti all’uso in ogni luogo ci si trovi.
Partendo dalle piccole modifiche, come l’aggiunta di una data o dell’orario per un evento, ma anche per la stesura di alcuni testi o degli aggiornamenti che vengono richiesti esternamente, i documenti hanno la tendenza a cambiare durante il tempo, ma essi devono essere facilmente accessibili per essere aggiornati, senza che ogni utente si debba preoccupare di condividere la versione più recente.
Con l’aumento dei dipendenti che lavorano da remoto, le attività di creazione e gestione di questi documenti stanno diventando sempre più difficili e disconnesse; quindi, è difficile per i dipendenti tenere traccia delle ultime revisioni e garantire allo stesso tempo uniformità.
Sempre collegato a questo discroso, parlando dell’aumento della trasformazione digitale, possiamo dire che gli archivi tradizionali pieni di documenti con numerazioni e revisioni non bastano più. È arrivato il momento di aggiornare i propri archivi di documenti conservandoli in un hub digitale molto più sicuro e semplice, centralizzato e basato nel cloud.
Xerox Content Hub consente ai team di accedere, aggiornare, personalizzare e utilizzare facilmente i contenuti aziendali più recenti da qualsiasi luogo, riducendo allo stesso tempo i costi totali.
Inoltre, non è un semplice repository statico, ma una piattaforma creativa sicura e dinamica che offre ai dipendenti un accesso indipendente 24/7 a modelli di documenti professionali, da modificare come più si desidera e quindi di stampare localmente o utilizzare in modalità digitale.
Questo strumento consente a ciascuna azienda di avere dei modelli di base pronti all’uso, così i propri dipendenti possono utilizzare come punto di partenza per comprendere le funzionalità avanzate date dai documenti creati in modo professionale e modificabili a piacimento.
Grazie a Xerox Content Hub gli utenti finali saranno in grado di personalizzare da soli un modello di documento, creandone una copia in grado di poter soddisfare le loro esigenze del momento.
La creazione di un documento sotto forma di modello personalizzabile consente per esempio di modificare immediatamente un testo legale, in un file di dati per poi richiamarlo quando necessario.
L’utilizzo di modelli garantisce che, quando si creano documenti, venga utilizzata la versione approvata da tutti .Così da poter aiutare i propri dipendenti a personalizzare il materiale marketing, stampandolo on demand, e poter aumentare il loro coinvolgimento ma riducendo i costi, senza dover ricorrere a grafici o agenzie esterne.
In poche parole, Xerox Content Hub trasforma la gestione dei documenti aziendali, semplificando il lavoro di tutto il personale e apporta dei costi minori, donando libertà nel lavoro, controllo della documentazione a costi nettamente minori.
