Nell’articolo di oggi all’interno del nostro blog parliamo di come sia possibile mantenere i contenuti pertinenti e adattabili ovunque ci si trovi grazie all’elasticità degli strumenti offerti da Xerox.
Come ben sappiamo, all’interno dei documenti possono esserci nel tempo numerose modifiche di ogni genere, come l’aggiunta di una data o di un orario per un evento, ma anche aggiornamenti di alcune stesure o di richieste avvenute successivamente; infatti, i documenti hanno la tendenza di cambiare con il passare del tempo.
Proprio per questo è essenziale per molte realtà aziendali, che i documenti siano facilmente accessibili e aggiornati senza che gli utenti debbano preoccuparsi di non condividere la versione più recente.
Con l’aumento dei dipendenti che lavorano in modalità smartworking, le attività di creazione e gestione dei documenti stanno diventando sempre più disconnesse; infatti, è necessario utilizzare degli strumenti appositi per mantenere una linearità all’interno del processo.
Proprio per questo è necessario adattare la trasformazione digitale per una realtà lavorativa distribuita, infatti con l’aumento della trasformazione digitale appunto, i tradizionali archivi di documenti co numerazioni e revisioni indicate nel nome dei file non bastano più. In questo modo si rende opportuno l’aggiornamento degli archivi di documenti conservandoli in un hub digitale sicuro, centralizzato e basato nel cloud.
Xerox Content Hub consente ai team di accedere, aggiornare, personalizzare e utilizzare facilmente i contenuti aziendali più recenti da qualunque luogo riducendo al contempo i costi. Questo strumento non è una semplice repository statico, ma una piattaforma creativa, sicura e dinamica che offre ai dipendenti un accesso indipendente 24/7 a modelli di documenti professionali, da modificare come si desidera e quindi stampabili localmente o i quali possono essere utilizzati in modalità digitale.
Lo strumento che Xerox offre rilascia modelli di documenti professionali facilmente aggiornabili e rintracciabili. Il portale di ciascuna azienda è fornito con un insieme di modelli di base appunto pronti all’uso che per l’azienda può utilizzare come punto di partenza per comprendere le migliori pratiche e le funzionalità avanzate offerte da documenti redatti in modo professionale i quali sono modificabili a piacimento.
Tutto questo grazie a Content Hub, dove gli utenti finali saranno in grado di personalizzare da soli un modello di documento, creando una copia in grado di poter soddisfare le proprie esigenze in qualsiasi momento.
La creazione di un documento sotto forma di modello personalizzabile consente, ad esempio di modificare in modo immediato un testo di natura legale, in un file di dati, per poi richiamarlo on-demand quando si ritiene necessario. L’utilizzo di modelli garantisce che quando vengono creati documenti, venga utilizzata l’ultima versione approvata.
Così sarà possibile aiutare i propri dipendenti a personalizzare i materiali marketing, stampando on-demand, aumentando il loro coinvolgimento e riducendo anche i costi senza dover ricorrere a designer grafici o ad altre agenzie cosi è possibile trasformare la gestione dei documenti aziendali riducendo i cosi grazie alle risorse sempre attuali, conservate centralmente nella Xerox Contet Hub.
