Nell’articolo di oggi all’interno del nostro blog parliamo del flusso di lavoro, quest’ultimo se gestito in modo ottimale ed intelligente può essere una cosa fantastica, tutto questo perché consente di eliminare le inefficienze, aumentare i volumi, ridurre i costi, offrire nuovi servizi e anche instaurare un rapporto migliore con i clienti.
Con la crescente pressione di dover consegnare molteplici lavori in minor tempo, il flusso di lavoro è fondamentale per ottenere il massimo dell’efficienza e se si vuole continuare a trarre profitti dalla propria attività e consigliabile identificare fin da subito eventuali minacce al flusso di lavoro.
Qui di seguito inseriamo 5 dei peggiore incubi per il flusso di lavoro e i possibili consigli per trasformarli in un ricordo lontano:
- Il potenziale dato dal web che viene sprecato, infatti i portali online devono poter essere qualcosa di molto semplice e bello come una vetrina, devono cioè cercare di ridurre al minimo il numero di passaggi necessari al cliente per definire in modo ottimale la sua richiesta. Senza un’ottimizzazione di base verranno sprecate risorse molto preziose per gestire le richieste dei clienti che non vengono ben definite.
Per questo è utile semplificare la vita ai clienti, ma anche alla propria attività, offrendo online una soluzione chiara di opzioni di prezzo e di formato, così i clienti potranno anche ordinare nuovamente lavori simili in base a preferenze inserite in precedenza, con un servizio più veloce e con meno errori.
- La fase di prestampa, la quale potrebbe essere molto lenta, infatti queste fasi sono le più dispendiose in termini di tempo e si svolgano ancora prima che il lavoro vada nel processo di stampa: proprio per questo più tempo viene sprecato nella fase di prestampa, meno tempo si avrà per generare dei profitti.
Analizzando la situazione possiamo dire con certezza che spesso sono proprio i compiti manuali, scarsamente efficienti, che costano nelle fasi di preparazione dei lavori. Automatizzando i compiti come l’ispezione dei file, preflight, verifica di errore, impostazione e ritaglio verrà risparmiato del tempo prezioso che si potrà dedicare dl altre aree della propria attività.
E ‘ possibile configurare le cartelle dedicate per ottimizzare i tipi di lavoro più importanti, riducendo il più possibile le fasi di lavorazione. Più velocemente si manda in stampa il lavoro, prima sarà completo e prima sarà possibile passare al lavoro successivo.
- Dati variabili dispersi: la personalizzazione genera risultati, per questo i clienti integrano più dati variabili nelle stampa e nelle campagne multicanale e proprio questa è un’eccellente opportunità per dimostrare il proprio valore come stampatore in grado di offrire le competenze digitali di un reale fornitore di servizi di marketing, ma tutto ciò è anche il modo per far emergere eventuali colli di bottiglia derivanti da una gestione dei dati inefficace.
Per evitare informazioni contrastanti si dovrebbe progettare, eseguire e misurare i processi di stampa a dati variabili in un’unica soluzione. Con l’aiuto del server di stampa e del software di produzione giusti è possibile metterci pochi minuti per creare i lavori di stampa a dati variabili, invece di ore o giorni, e per garantire la massima trasparenza è possibile integrare il web to print nel proprio sistema di gestione dei dati variabili, così si potrà monitorare e gestite tutti lavori in un solo posto.
- La scarsa visibilità è uno tra i più importanti punti, perché danneggia maggiormente il flusso di lavoro con i suoi punti ciechi. Infatti, se non si ha presente a che punto è il proprio lavoro è possibile non accorgersi della stampa e conseguentemente anche di eventuali problemi. Ciò significa che è necessario avere un pannello di controllo centrale dove poter verificare e monitorare tutte le informazioni, i clienti dovrebbero ricevere aggiornamenti sullo stato di lavoro, inviati via email o visualizzati online. Ma in modo analogo si dovrebbe utilizzare notifiche di errore e ticket automatici per far sì che il proprio personale venga a conoscenza di eventuali problemi nel flusso di lavoro non appena si presentano, per evitare che si trasformino in blocco totale.
- La frammentazione del flusso di lavoro, impostando i flussi di lavoro ottimizzati per i singoli processi è possibile risparmiare tempo in ogni fase, ma se invece si mette tutto insieme è molto probabile che saltino immediatamente all’occhio le lacune. In poche parole, un flusso di lavoro automatizzato sarà meno efficiente se dovrà fare affidamento sull’intervento umano per essere eseguito nella sua interezza. La frammentazione può coprire le esigenze dei flussi ma se il personale si allontana, i problemi cominceranno a farsi sentire, infatti anche il lavoro meglio organizzato e automatizzato si fermerà prima della fine e se la finitura a sua volta non è automatizzata e integrata al processo. Gli inceppamenti del flusso di lavoro rallentano e abbassano i profitti e se vengono sommati possono minare seriamente la propria attività.
Eliminando si potrà invece toccare con mano i vantaggi generati da un flusso di lavoro ottimizzato e automatizzato.
