Molte volte ci capita di pensare a quando le stampanti avevano solo la funzione di stampare appunto, ora invece possiamo beneficiare delle stampanti multifunzione, intelligenti e versatili che, oltre a stampare, scansionare e inviare fax, instradano e traducono in modo intelligente i documenti e non solo.
Le stampanti multifunzione aiutano gli utenti a svolgere il lavoro in modo più rapido e produttivo e di conseguenza le organizzazioni operano in modo più efficiente e questo porta ad un’ottimizzazione dei costi. In effetti, le stampanti multifunzione spingono le aziende più rapidamente verso la trasformazione digitale, ma anche verso quella dell’esperienza dell’utente (UX).
UX è una raccolta di tutte le interazioni che un utente ha con un dispositivo e la tecnologia dietro di esso, pertanto, quando si tratta di stampanti è essenziale che gli utenti abbiano un’esperienza complessiva che faciliti la collaborazione reciproca, la condivisione delle informazioni e la produttività, ecco perché le stampanti più avanzate sul mercato danno la priorità a strumenti come:
- LA FACILITA’ D’USO E LA FAMILIARITÀ’, infatti le MFP di ultima generazione hanno un’interfaccia touchscreen che ricorda un tablet ed è configurabile, così gli utenti possono scegliere l’app giusta per il lavoro che svolgono, tutto ciò avviene scegliendo l’applicazione più consona da una galleria in continua espansione.
- AIUTO SU RICHIESTA, in passato le stampanti hanno generato un gran numero di chiamate all’ help desk, oggi invece non è più necessario effettuare una chiamata di supporto o estrarre manuali utente, ma è possibile utilizzare direttamente l’interfaccia, l’unica cosa da fare è seguire dei brevi video sul dispositivo per ottenere il massimo dalle MFP aziendali senza effettuare chiamate all’IT o al Service Desk.
- FLESSIBILITA’ DEL FORMATO, è molto importante in quanto molte organizzazioni hanno capacità digitale, infatti i dipendenti vengono a contatto con documenti ibridi, ad esempio quando possiedono un contratto online, il quale viene stampato per la firma ed infine scansionato e archiviato in digitale, ed è per questo che le organizzazioni hanno bisogno di un modo semplice ed affidabile per convertire documenti cartacei in digitali e viceversa, per utilizzare in ogni momento questi documenti ibridi.
- SCANSIONE PIU’ APPROFONDITA, in quanto le informazioni delle organizzazioni scorrono attraverso le multifunzione come documenti, ed esse possono rendere più semplice per gli utenti la ricerca all’interno dei documenti. Le MFP avanzate di oggi dispongono del riconoscimento ottico dei caratteri OCR integrato e durante la scansione creano PDF ricercabili tramite testo, inoltre hanno anche la scansione a colori automatica per verificare se un documento è in bianco e nero o a colori. Con l’anteprima di scansione e fax, gli utenti possono persino apportare modifiche prima di procedere e possono eseguire scansioni direttamente su una app come Dropbox, Google Drive o Office 365.
- FLUSSI DI LAVORO CON UN CLIC, la trasformazione digitale conta poco se non aiuta a ottimizzare il flusso di lavoro, infatti, con le attuali multifunzione è possibile impostare definitivamente alcune complesse e ripetitive attività di routine e salvarle per un utilizzo futuro cosi gli utenti che per esempio eseguiranno una scansione e la instraderanno ad un determinato reparto, potranno far affidamento ad una semplice pressione di un pulsante sull’interfaccia sul touchscreen, inoltre possiamo dire che i fornitori di servizi di stampa gestiti possono aiutare i clienti a creare questi flussi di lavoro e app personalizzate.
L’esperienza dell’utente non si ferma però all’interfaccia della stampante ma si estende anche alla gestione semplificando i processi, ad esempio:
- ordinare i materiali di consumo in modo proattivo, uno dei motivi più comuni per cui le persone non possono stampare è che la stampante ha esaurito il toner e questo può essere evitato grazie al rifornimento automatico dei materiali di consumo. Le stampanti intelligenti odierne possono monitorare automaticamente i livelli di toner e inchiostro e parlare con sistemi di ordinazione. L’intero processo avviene senza intervento umano, a parte le letture di e-mail di notifica inviate al contatto designato dalla stampante. Il sistema effettua un ordine con largo anticipo, in base si modelli di utilizzo, in modo da non esaurire mai, così fa non effettuare ordini eccessivi, raggiungendo obiettivi idi sostenibilità e ottimizzando ordini e consegne.
- Le stampanti multifunzione moderne hanno la tecnologia Print Around incorporata, mantenendo il flusso di stampa in corso .
- Le stampanti multifunzione sono perfettamente collegate in rete e forniscono costantemente dati che è possibile utilizzare per studi interni, ad esempio, l’analisi degli utenti può mostrare chi sta stampando, cosa e quali stampanti ecc. Le informazioni dettagliate aiutando i partner dei servizi di stampa a ottimizzare l’ambiente di stampa.
- I lavoratori e la stampa mobili stanno diventando sempre più comuni e per questo le organizzazioni intensificano gli sforzi per rendere il loro ambiente di stampa ottimizzato per dispositivi mobili, questo renderà più veloce la trasformazione al digitale. Le app mobili multipiattaforma e intuitive consentono ai lavoratori di stampare con la stessa facilità con cui inviano una mail, infatti non è necessario installare driver nelle stampanti, ma basterà un clic per stampare in modo rapido e sicuro in qualsiasi luogo.
È molto comune pensare che la trasformazione digitale riguardi solo tablet e smartphone, ma le multifunzione intelligenti di nuova generazione svolgono un ruolo altrettanto importante, questi dispositivi sono stati reinventati completamente e riprogettati per consentire di accelerare la trasformazione, rendono semplici molte funzioni. Infatti, le multifunzione rendono i dipendenti più produttivi e porta di conseguenza una semplificazione del flusso di informazioni all’interno dell’organizzazione.
