Queste ultime settimane quasi tutto il mondo è stato stravolto, l’impatto del Corona virus sulle aziende è stato abbastanza pesante e continua ad evolvere, moltissimi lavoratori di qualsiasi parte del pianeta sta iniziando o ha già adottato una nuova ed inaspettata normalità, cioè lavorare da casa in “SMART WORKING”;
Sicuramente il numero di persone che faranno affidamento all’utilizzo di questa modalità di lavoro nelle prossime settimane, sarà destinata ad aumentare in modo esponenziale, quindi si può evincere che diversamente da chi lavorava in precedenza da casa per motivi diversi, in cui la scelta dipendeva per la maggior parte dei casi dai lavoratori, questa volta invece per molti non è una scelta, ma disposizioni prese dalle aziende per la sicurezza di tutto il personale, dettata dalle circostanze e dalla rapida evoluzione della pandemia.
In questi momenti potrebbe essere difficile rimanere concentrati, ma qui di seguito vorremmo elencare alcuni semplici suggerimenti per rimanere produttivi e per contribuire per quanto è nelle nostre possibilità ad aiutarvi e sentirci tutti più uniti.
La prima cosa importantissima e che alla base di tutto il resto è:
- Fare un piano per la giornata e rispettarlo, la pianificazione aiuta rimanere concentrati sugli aspetti che è possibile controllare, quindi, alla fine della giornata di lavoro, potremmo definire un piano o una lista di cose da fare il giorno successivo, in cui il lavoro potrà essere più strutturato e si potrà quindi disporre anche di un promemoria visivo di ciò che avremo ottenuto via via e si potrà spuntare l’elenco.
- E’ utile che in questo periodo non venga tralasciata anche la più piccola attività di amministrazione generica, come ad esempio pulire la casella di posta oppure se partecipate di solito a riunioni settimanali del personale , passate immediatamente alle video-chiamate o videoconferenze, impostate un promemoria sul calendario per svolgere le attività di routine, infatti il poter programmare la routine dona un senso di tranquillità, se verrà rispettata si avrà meno la sensazione di sentirsi in disordine, persi e nervosi.
- Raccogliere le informazioni di contatto, è utilissimo fare un rapido elenco dei colleghi, fornitori e clienti con cui è necessario comunicare nelle settimane successive, tutti i loro recapiti sarebbe utile salvarli e stamparli per una maggiore sicurezza e in questa situazione si potrebbe anche approfittare per inviare i propri recapiti aggiornati alle persone che magari potrebbero avere bisogno di contattarci.
- Preferire le chat alle e-mail, alcuni strumenti come Teams, G Suite sono molto meglio delle e-mail, che vengono ormai definite lente per natura, specialmente in questo momento, in cui potrebbe ritardare le comunicazioni di ore, persino giorni. Al contrario, con le chat le aziende possono sfruttare la praticità e la velocità degli SMS, con il vantaggio dei canali tematici e dell’invio di documenti. Ma è consigliabile che, siccome questi strumenti sono cosi di facile utilizzo e che quindi potrebbero essere visti sempre disponibili, le aziende dovrebbero definire dei protocolli affinché non sia necessario rispondere dopo un determinato orario, ma inoltre che nelle impostazioni sia possibile mettere in silenzioso le notifiche dopo una determinata ora del giorno.
- Preferire le videoconferenze, potrebbe suonare strano, ma quando si è abituati ad andare in ufficio, la mancata presenza dei colleghi potrebbe farsi sentire, quindi potrebbe far bene vedere questi ultimi, ad esempio attraverso videoconferenze laddove possibile, infatti ora più che mai è importante stabilire un contatto visivo.
- Non lasciare che i problemi di IT vi interrompano, è possibile che e-mail, wi-fi e ampiezza di banda possano esser più lenti, meno affidabili, quindi sarà necessario fare valutazioni, prendendo appunti affinché quando la tecnologia sarà tornata a funzionare si potrà condividere un breve riassunto e assicurare che tutti siano ancora allineati.
- Evitare i problemi con la concentrazione, in questo momento è molto difficile rimanere concentrati, ed è utile che si utilizzino tutti i trucchi per evitare queste distrazioni, infatti se un progetto sembra enorme, suddividendolo in alcune parti sarà possibile poterlo gestire in maniera più chiara. Anche il cambio della zona di lavoro in casa è utile, dove possibile, almeno per parte del tempo, ma anche camminare in casa oppure ascoltare musica che possa darci la carica giusta.
- Inoltre, è utile suddividere le giornate in modo sano, le pause sono fondamentali per ritrovare l’impulso, persino nel giorno migliore, fissare lo schermo troppo a lungo può nuocere alla concentrazione e rallenta la produttività, allontanandovi o facendo un pranzo privo di distrazioni, introducendo attività fisica casalinga per poter scaricare lo stress.
Poi, ovviamente, tornate al lavoro.
Ricordate che, semplicemente lavorando da casa, state contribuendo in uno dei modi più efficaci per combattere la pandemia: evitando i contatti sociali si “rallenta la curva” e si rallenta la diffusione del virus.
Quindi in conclusione ricordiamoci di #STAREACASA & #TUTTOANDRA’BENE!
