La tecnologia è uno strumento fantastico quando tutti i sistemi a nostra disposizione sono perfettamente funzionanti, ma quando invece l’hardware o il software non funzionano possono avvenire dei ritardi che conseguentemente sono costosi e soprattutto molto frustanti sia per i clienti ma anche per l’azienda. Per poter aiutare i propri clienti, Xerox offre attraverso i suoi servizi un aiuto alle organizzazioni di qualsiasi dimensione per evitare problemi e le conseguenti spese che avvengono per colpa di questi disagi, ma prima di tutto qui di seguito abbiamo provato però a riassumere i 5 principali ostacoli di stampa e le corrispondenti soluzioni per risolverli.
Uno dei problemi che potrebbe presentarsi sono senza dubbio i tempi prolungati per la stampa, i quali potrebbero essere causati da un problema di memoria o dalla scelta sbagliata dei driver oppure da un’impostazione alta della risoluzione ad esempio infatti le immagini ad alta risoluzione contengono più dati per l’elaborazione del pc e della stampante e questo potrebbe portare ad un rallentamento dei tempi di stampa, quindi una delle molteplici soluzioni potrebbe essere la scelta di selezionare la modalità di stampa bozza, standard o normale per i documenti interni all’ufficio, invece per i documenti formali è possibile ripristinare l’impostazione di alta qualità appunto per i singoli lavori. Se l’elaborazione dei file di grandi dimensioni con immagini complesse facesse parte del normale flusso di lavoro, si dovrebbe prendere in considerazione l’aggiunta di una memoria per la stampante. Un ‘altra soluzione è quella di passare dalla modalità fronte/retro alla modalità simplex, questo potrà portare ad un maggiore utilizzo di carta, ma la stampa su un lato richiede dei tempi meno lunghi. Le stampanti laser e persino alcune stampanti a getto d’inchiostro sono disponibili con una scelta di driver tra cui PostScript, PCL ecc., in generale quest’ultimo è il migliore per una stampa da ufficio più veloce, PostScript è migliore invece per quanto riguarda le applicazioni e i settori ad alta intensità grafica.
Il secondo problema potrebbe essere l’inceppamento della carta, tra le soluzioni, una delle prime cose utili da fare è l’ispezione del percorso della carta e rimuovere nel caso la carta inceppata, naturalmente senza strapparla, se invece la causa dell’inceppamento dovesse essere la carta disallineata, sarebbe utile rimuovere il vassoio per accertarsi che la carta sia posizionata correttamente e successivamente riposizionare il vassoio. Ma alcune volte potrebbe non trovarsi alcun foglio inceppato, in questo caso sarebbe utile rimuovere la risma di carta e controllare che sia allineata correttamente e riposizionarla nel vassoio. Naturalmente sarebbe buona norma accertarsi sempre che il tipo di carta che si utilizza sia supportato dalla stampante e un’altra cosa molto importante è ricordarsi di conservare la carta dove è sempre asciutta per evitare che l’umidità renda difficile la stampa. Per questo e per molti altri problemi, le stampanti Xerox offrono assistenza tramite video e interni illuminati per eliminare gli inceppamenti in poco tempo.
Un altro problema potrebbe essere il risultato pessimo di una stampa, infatti la stampante potrebbe funzionare perfettamente, ma il prodotto finale potrebbe non essere all’altezza delle aspettative, ad esempio a causa di alcune macchie, oppure per la scarsa qualità delle immagini o per dei caratteri sbiaditi, rendendo anche i documenti migliori dei documenti poco professionali. Le soluzioni potrebbero essere ad esempio quello di un semplice controllo dei driver di stampa, per assicurarsi di aver selezionato la carta o il supporto corretto, oppure è utile verificare che carta caricata nel vassoio corrisponda al tipo selezionato nel driver di stampa. Ma non solo, un’altra soluzione che riguarda le stampanti laser per esempio potrebbe comprendere il fusore, il quale ha una regolazione per tipo di carta, che può essere regolato manualmente, quindi è necessario verificare che sia impostato correttamente, ma è utile far attenzione perché i fusori si scaldano facilmente. Inoltre, una cosa molto importante è quella di verificare che le cartucce dei toner, le unità di imagin e il fusore non siano danneggiati, infine, ma non per importanza è importante notare se all’interno dei documenti si notano delle sbavature, per risolvere questo tipo di problema la soluzione più semplice ed immediata è quella di stampare diversi fogli di carta bianchi e alla fine le sbavature svaniranno.
Un altro problema molto comune è quello di una stampante che non stampa, la soluzione primaria è quella di verificare di aver inviato effettivamente la stampa alla stampante corretta, inoltre è necessario controllare che nel vassoio ci sia sempre abbastanza carta e soprattutto il tipo corretto, oltre a questo è utile anche controllare l’effettivo collegamento dei cavi e dell’accensione della stampante. Anche se pian piano possiamo dire che sempre più driver di stampa hanno integrato una funzione di comunicazione bidirezionale il quale può dire quale potrebbe essere la causa del problema tramite desktop, notifiche del driver ecc.… senza dirigersi verso la stampante. Anche se la soluzione più utilizzata e comune è quella di riavviare il pc e spegnere la stampante e riaccenderla.
Infine, l’ultimo problema, ma che potrebbe essere quello più comune è quello della vecchiaia del dispositivo, dato da rumori o problemi di vario genere, in quel momento bisogna tener conto che un dispositivo in queste condizioni porta ad un aumento del costo di manutenzione, ma anche ad un aumento dei tempi di attesa e molto altro ancora, quindi la soluzione più semplice ed efficace sarebbe quella di pensare ad una nuova stampante.
In conclusione, dopo aver elencato i principali disagi che una stampante può portare ad ognuno di noi e delle corrispondenti soluzioni che potrebbero essere utilizzate, possiamo dire che quindi qualsiasi stampante si decida di acquistare i disagi sono più o meno comuni, la differenza però è nella semplicità di trovare una soluzione come ad esempio con una stampante Xerox, la quale inoltre ha a disposizione strumenti per poter aiutare anche con video e molto altro ancora nella ricerca dei problemi e delle sue soluzioni, in modo semplice e veloce per poter tornare immediatamente al proprio lavoro.
