La scansione aiuta il passaggio dalla carta ai documenti elettronici e aumenta l’efficienza del flusso di lavoro. Con una stampante multifunzione è possibile archiviare condividere e recuperare documenti facilmente, la scansione crea file elettronici modificabili, ricercabili e convertibili in file pdf compatti.

E’ possibile svolgere queste attività collegando i dispositivi mobili dei dipendenti alle stampanti multifunzione Connectkey con mobilità integrata, in cui possiamo trovare applicazioni che semplificano il lavoro e offrono la possibilità di scaricare sulle stampanti tramite AppGallerydallo schermo del dispositivo. Le app connesse al cloud consentono di scaricare direttamente su archivi Dropbox, Google drive e trasformare documenti cartacei in testi pdf ricercabili direttamente sul dispositivo e molto altro.

Inoltre, semplificano le funzioni di stampa, scansione, copia e offrono accesso ad elenchi di contatti, la scansione può avvenire da più stampanti multifunzione direttamente dal cloud, cosi da facilitare la condivisione con i vari gruppi di lavoro. Il sistema di protezione del dispositivo rilascia i documenti scansiti a seconda delle autorizzazioni rilasciate dall’utente, inoltre è possibile accedere ai documenti ovunque ed in qualsiasi momento, ma solo tramite autenticazione per garantire la sicurezza dei dati. 

Scan to mail

L’email aiuta a risparmiare il tempo e recupera spazio, con la scansione (scan to mail) l’azienda può automatizzare questi flussi di lavoro e archiviare copie digitali dei documenti, che vengono salvati sul server e diventano accessibili a tutti i dipendenti autorizzati all’interno dell’organizzazione, facilitando il flusso aziendale grazie anche alla facilità di ricerca. L’accesso può avvenire ovunque, se i documenti sono scansionati su un server basato su cloud in cui si accede anche tramite mobile o laptop.

Nel caso di modifiche del file, la funzione OCR (riconoscimento ottico) della scansione su mail è in grado di convertire i documenti in versioni modificabili, ideale quando si deve aggiornare dei vecchi contratti disponibili in versione cartacea, una volta scansionato è possibile convertirlo in file, rielaborarlo e condividerlo.

Oltre la scansione su mail ci sono moltissime altre opzioni, quelle più utilizzate sono DROPBOX, OFFICE 365, MICROSOFT ONEDRIVE , GOOGLE DRIVE, SHAREPOINT sono app di connessione Xerox al servizio di archiviazione in cloud. Utilizza una di queste app per stampare, scansionare o condividere facilmente i documenti, con pochi passaggi e direttamente dalla stampante.

Queste app sono basate su connettori cloud che semplificano e rendono più sicura la creazione di flussi di lavoro, rendendoli efficienti solo collegando tutti i dispositivi con tecnologia Connectkey alle applicazioni cloud preferita.