Molti datori di lavoro hanno dovuto cambiare il metodo di gestione della propria azienda, chiedendo anche alla maggior parte dei dipendenti di lavorare da casa, come ben sappiamo. L’improvviso passaggio da un ufficio a un ambiente remoto introduce una domanda fondamentale, cioè come si può mantenere il più possibile l’unità di un team, la produttività e la motivazione quando tutti sono separati in vari ambienti diversi da quello di lavoro?
Ed è per questo che gli esperti pensano che esistano delle best practice che gli imprenditori possono adottare per aiutare il proprio team ad adattarsi, infatti qui di seguito faremo qualche esempio.
Una tra le prime potrebbe essere quella di eseguire un inventario dell’IT, la tecnologia infatti è probabilmente alla base dell’ambiente lavorativo e soprattutto ora che il team lavora da remoto, quindi il manager deve valutare quali risorse siano necessarie per far svolgere il lavoro al personale e garantire che queste risorse siano sempre disponibili e sicure.
Per iniziare è fondamentale che i manager si confrontino con i dipendenti tramite telefono, e-mail ecc., per scoprire cosa manca e cosa invece è già disponibile. Infatti, ricordiamo che tra le risorse di base che sono necessarie per lavorare anche da remoto ci sono portatili/pc funzionanti, software, connessione internet veloce per effettuare audio e video.
È molto importante inoltre non delegare per risolvere problemi tecnologici al vostro team, in quanto in qualità di manager questo è un aspetto di cui ci si dovrebbe occupare personalmente. Se i lavoratori da remoto necessitano della consegna a domicilio di nuovi portatili o stampanti o di supporto, ad esempio Xerox ha recentemente lanciato un utile pacchetto, il Remote Worker.
E’ utile ricordarsi sempre di gestire anche la posta cartacea come assegni, fatture, contratti e documenti legali, che chiaramente durante questo momento viene difficile poterla gestire non essendo insieme, ma fortunatamente esistono delle soluzioni come il servizio di mail room digitale di Xerox che è in grado di raccogliere automaticamente la posta dell’azienda , eseguire una scansione e caricarla su server sicuri, consentendo quindi ai dipendenti che sono stati autorizzati di leggerla e di svolgere le attività necessarie ovunque si trovino.
Inoltre, alcuni tra i più estesi servizi di acquisizione dei contenuti possono aiutare le aziende a digitalizzare le informazioni, convertendole da documenti fisici a formati elettronici leggibili.
È necessario inoltre poter fissare delle videoconferenze per poter associare le parole alla faccia di chi ci fornisce informazioni per poter comprendere a pieno quello che si dice, che tal volta potrebbe essere mal interpretato appunto perché non si può vedere dal vivo una determinata persona, ma è utile comunque che le videoconferenze non siano troppo lunghe per non perdere l’attenzione di chi ci ascolta.
È anche una buona cosa, oltre che parlare, anche ascoltare i dipendenti, prendendosi cura del loro stato d’animo, fare in modo che si sentano apprezzati. Oltre che fare particolare attenzione allo stress di questi ultimi perché pur avendo dei dipendenti produttivi, è importante fare delle pause o esercizi per la salute, per mantenere un sano equilibrio
Un “rischio” lavorando da casa, è lavorare troppo , infatti con la connettività istantanea e sempre accessibile, manager e dipendenti che lavorano da casa si ritrovano a lavorare di più di quanto avrebbero fatto in ufficio, rischiando di esaurire, per evitare ciò i manager possono incoraggiare i dipendenti a trovare nella propria abitazione uno spazio appositamente dedicato al lavoro, in cui quando si esce da questo ultimo , si stacca mentalmente dal lavoro e ciò può risultare utile,.
Ma oltre ai dipendenti, i manager devono prendersi cura di sé stessi, perché siccome il team dipende dalle decisioni del proprio leader è necessario che quest’ultimo possa essere in grado di avere le forze per farlo, è utile appunto per questo potersi confrontare con altri manager ad esempio.
Detto ciò infine possiamo dire quindi che questa situazione ci sta mettendo certamente alla prova, ma non solo come singole persone, ma anche come gruppi, come manager , ma anche come dipendenti, ci sta insegnando che oltre a prenderci cura del lavoro che svolgiamo è necessario prenderci cura anche di noi stessi per poter affrontare i lavoro che ci viene richiesto al massimo delle nostre possibilità, inoltre è fondamentale poter creare dei sani pilastri per la comunicazione con tutto il nostro gruppo per poter svolgere un lavoro fluido e lineare senza creare stress, che porta a disagi sia all’interno dell’azienda che anche all’esterno.
Proprio per questo Xerox ci tiene a poter dare, per quanto è possibile, un supporto e dei consigli a tutti voi, per poter raccogliere qualche spunto e poter migliorare il lavoro anche da casa.