Secondo alcuni studi condotti recentemente circa il 40% delle attività aziendali è basato sui documenti, ma la maggior parte delle società spende fino al 10% dei ricavi su questi ultimi, portando conseguentemente il flusso aziendale a fondersi su di essi.
I processi che ne fanno parte esistono per garantire che le informazioni corrette raggiungano persone ben precise nel momento giusto, ma in realtà sono i documenti che trasmettono tutto ciò, i quali contengono informazioni aziendali essenziali come ad esempio, le fatture, le proposte commerciali, il materiale di marketing ecc. Anche i documenti apparentemente più semplici e innocui possono rivelarsi fondamentali per gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere, infatti essi sono la parte più evidente e gestibile della comunicazione di un’azienda, ma c’è solo un’unica ed importante annotazione da dover tenere in conto e cioè che la maggior parte delle aziende non pensa in modo esplicito alle gestione dei documenti, ad esempio, nei periodi di grande sviluppo, proprio quando la comunicazione è molto più importante e le consuetudini organizzative prendono forma, si perde l’opportunità di ottimizzare l’utilizzo di quel 10% dei ricavi.
Infatti, un particolare sguardo è da rivolgere al ruolo dell’IT, nel quale i processi sono basati sui documenti, su come risolvere determinati problemi, ad occuparsi del personale e a gestire l’infrastruttura che viaggia alla massima velocità, un altro punto da tenere in considerazione sono i documenti all’interno della stampante, che portano a porsi alcune domande come ad esempio se sono documenti con dati sensibili alla portata di tutti oppure se è un mancato recapito di informazioni importanti ad una determinata persona e molto altro ancora.
Le conseguenze di una gestione inefficiente hanno un importante impatto su tutte le persone e su tutti i processi aziendali, infatti chi gestisce l’IT di un’azienda in crescita cerca il modo per migliorare le pratiche interne e la gestione dei documenti è un settore chiave su cui cominciare. Proprio per questo è importante analizzare la provenienza, il percorso e la destinazione dei documenti, questo non migliorerà solo i fattori come l’ubicazione delle stampanti o la policy sui dispositivi ma avrà un forte impatto sul modo in cui l’azienda comunica.
Quindi il primo passo è verificare come sono gestiti i documenti in un determinato momento, oppure se le stampanti e gli scanner sono posizionati in modo corretto per consentire l’accesso ad un determinato numero di persone oppure se i processi che hanno bisogno di essere stampanti sono formalizzati o la stampa è semplicemente la risposta ad un esigenza del momento, ma è utile anche chiedersi quali flussi di lavoro documentali sono prevedibili da poter essere automatizzati tramite una stampante multifunzione oppure quanti passi occorrono per poter scansionare un documento e archiviarlo in modo sicuro, ma anche se esistono protocolli di sicurezza per assicurarsi che i documenti sensibili non siano mai lasciato incustoditi nel vassoio.
Dopo aver svolto una valutazione approfondita della gestione documentale ci si potrà rendere conto dell’importanza di quest’area e da qui non resterà che identificare le soluzioni adatte stabilendo cosa può essere automatizzato, cosa deve essere messo in sicurezza e chi deve averne il controllo.
Per tutto questo Xerox aiuta spesso le aziende in crescita ad analizzare i processi di gestione, infatti questa verifica ha un forte impatto, ma il fattore più importante è che implementando la strategia di gestione dei documenti i responsabili dell’IT guadagnano tempo prezioso, non dovendo essere coinvolti nella risoluzione di problemi minori, dedicando la loro attenzione anche ad altri fattori inerenti alla loro area d’interesse, oltre a donare all’azienda una spinta maggiore nella crescita.
