Nei precedenti articoli abbiamo spesso parlato di innovazione, una parola che racchiude tutto il nostro lavoro, creato grazie alla continua ricerca per poter semplificare ed aiutare i nostri clienti. Un esempio di innovazione è la gestione dei contenuti aziendali, ai quali è collegato un modo migliore per la gestione dei contenuti cartacei e digitali, dalla creazione alla conservazione fino alla trasformazione, ma non solo, questo dona l’opportunità di acquisire, archiviare e condividere documenti sia in locale che cloud, tutto ciò automatizzando i processi che richiedono più tempo.
Docushare Flex ad esempio è il modo più semplice per condividere e ottimizzare il lavoro delle aziende, dalle piccole alle grandi dimensioni, diffondendo in modo semplice e veloce al gruppo le idee, informazioni e molto altro.Grazie a questa soluzione le scansioni dei documenti lente e soggette ad errori diventeranno un processo automatizzato direttamente dalla MFP Xerox con ConnectKey per Docushare in cui la scansione è altamente produttiva, facile da impostare ed utilizzare.
Questo porterà ad un inserimento più rapido ed un’uniformità dei dati tra i vari sistemi, creando menu facili da utilizzare dal database, utilizzando il touch screen della stampante MFP. Tutto ciò porta l’automatizzazione dell’archiviazione e dell’elaborazione, creando in automatico raccolte come ad esempio le fatture con numero/ nome cliente, oppure la creazione di una libreria di flussi di lavoro delle scansioni del dispositivo multifunzione.Così il servizio trasforma la scansione manuale dei documenti, lenta e soggetta ad errori in un processo automatizzato rapido ed efficace, tutto ciò dalla multifunzione. Docushare è una soluzione di scansione altamente produttiva e facile da configurare, utilizzandola quindi per acquisire i documenti di lavoro dei flussi aziendali.
La scansione avviene in modo facile, con un solo pulsante, sia per Docushare, ma anche per mail, cartelle di rete condivise, in cui scansiona i flussi di lavoro creati dagli utenti, tutto dal touch screen della stampante multifunzione, sfogliando Docushare o le cartelle di rete condivise per selezionare le scansioni. Inoltre, cattura i documenti con intelligenza, immettendo i meta-dati durante la scansione per automatizzare l’archiviazione o l’elaborazione, creando automaticamente nuove raccolte al volo (come le fatture o dei nuovi clienti), creando delle librerie di flussi di lavoro sulla multifunzione.
La piattaforma di gestione contenuti di Docushare offre l’accesso sul web per creare, visualizzare i contenuti, nonché protocolli di sicurezza e crittografia per tenerlo al sicuro. È possibile recuperare, modificare e condividere contenuti in movimento ed è facile scaricare documenti direttamente dal dispositivo mobile per visualizzare, modificare, annotare e ricaricare. Inoltre, è possibile utilizzare la fotocamera del dispositivo o la scansione mobile per acquisire immagini, file audio e video e stampare appunto le documentazioni. Tutto questo per spiegare come una semplice applicazione può cambiare in modo sorprendente il flusso di lavoro di un’azienda, rendendo il lavoro più semplice e veloce, ma mantenendo sempre ordine e precisione all’ interno di tutti i lavori svolti.
