Oggi all’interno del nostro articolo parliamo di ciò che serve per poter trovare e scegliere il giusto partner per i servizi MPS, in quanto potrebbe fare realmente la differenza.
I servizi MPS assicurano grandi risparmi, non solo diminuendo il numero di documenti da stampare, ma anche portando una grande riduzione ai tempi complessivi che i responsabili IT dedicano per risolvere i problemi che generalmente si presentano durante una stampa. Questo infatti porterà a trarre il massimo dall’investimento, cosi da poter lavorare con il proprio partner che comunque si impegnerà a fondo per capire il business e proponendo sempre soluzioni per alleggerire i processi documentali.
Ma uno dei punti più importanti per il successo è l’analisi, infatti gli MPS non sono una soluzione universale, è necessario chiedere ai potenziali partner MPS in che modo essi valutano le necessità, ma anche se utilizzano strumenti analitici per stimare quanto tempo e denaro vengono consumati con la stampa, la scansione e anche per la gestione dei documenti. Inoltre, un altro punto molto importante è analizzare se il fornitore che si è scelto ha ottime credenziali, se ha esperienza nell’ambito delle soluzioni MPS.
Dobbiamo anche tenere conto che oggi le aziende dipendono sia dal materiale cartaceo che dai documenti digitali, infatti a seconda del flusso di lavoro, i documenti digitali devono essere stampati o viceversa quelli cartacei devono essere digitalizzati, per questo è importante scoprire se il potenziale partner MPS che si è scelto sia in grado di integrare i processi digitali e quelli cartacei per poter garantire che il flusso delle informazioni sia sempre scorrevole, prevedibile ed efficiente all’interno della propria azienda. Anche per questo è importantissimo chiedere informazioni sui processi di integrazione che avvengono all’interno dell’infrastruttura IT, quali investimenti avverranno, se sarà possibile connettersi senza troppi intoppi sulle applicazioni cloud ecc.
Come abbiamo detto anche in precedenza, si tratta di un grande investimento, infatti un buon MPS crescerà insieme all’azienda, sarà in grado di poter rispondere alle esigenze future, come ad esempio la velocità con la quale si potrà effettuare un aggiornamento e quali sono i costi collegati.
Un punto a cui fare molta attenzione è la sicurezza, infatti ogni giorno le minacce sono sempre numerose, ed un buon partner MPS sarà in grado di prevenire questi pericoli attraverso anche soluzioni incorporate dell’hardware da fonti specializzate come Intel Security.
Inoltre oggi giorno, è anche essenziale essere sostenibili, anche se non è facile, ma una approccio sostenibile va oltre il semplice fronte-retro, per questo degli ottimi MPS possono ricorrere ai servizi su cloud come DropBox e Microsoft office 365, così da poter ridurre il volume di stampa e in quanto questo porta a migliorare anche l’efficienza energetica dell’azienda, al riciclo degli scarti ecc.
Ciò che comunque conta è la sicurezza che l’investimento su MPS possa essere proficuo e infatti importante richiedere strumenti di facile utilizzo per analizzare i risparmi sui costi e le performance per poter controllare sempre l’andamento.
In conclusione possiamo dire che i servizi di stampa gestiti possono davvero cambiare la vita se utilizzati bene, in quanto questo porterà a impiegare meno tempo nella gestione dei documenti e dedicare attenzione agli aspetti essenziali dell’azienda per poter raggiungere il maggior profitto, infatti Xerox contribuisce alla nascita di un nuovo modo di lavorare, applicando le proprie competenze in tema di imaging, processi aziendali, analisi ecc.. per poter generare maggiore produttività, efficienza e personalizzazione.
