Nell’articolo di oggi all’interno del nostro blog parliamo di Xerox Docushare Go Content Management Platform, la condivisione intelligente di file nel cloud creata appositamente per la propria azienda.
Questo porta la propria attività a poter gestire i propri contenuti in modo più intelligente, sia che lavoriate con documenti cartacei, file digitali o entrambi; infatti, il contenuto è essenziale affinché l’azienda possa operare con grande successo.
Ad oggi in un’azienda è importante ricevere e spostare informazioni in modo semplice, oltre ad essere un compito quotidiano, ma potrebbero esserci ostacoli nell’estrazione e nell’utilizzo delle informazioni contenute all’interno, i quali diventano tal volta estremamente ingombranti e soggetti a errori che portano il tutto ad azioni complesse.
Proprio per questo, indipendentemente dal formato o dalla quantità delle informazioni richieste, è necessaria una piattaforma di gestione dei contenuti che possa automatizzare il modo in cui la propria attività si organizza, condivide, collabora ed esegue il backup dei contenuti business. Proprio riferito a questo motivo Xerox ha sviluppato una piattaforma di gestione dei contenuti, la Xerox Docushare Go.
Tutto questo viene agevolato anche dalle recenti tecnologie di intelligenza artificiale (AI) e Machine Learning (ML), in cui l’estrazione dei dati diventa automatizzata,
Ogni punto acquisito, come loghi, numeri di fattura, testi scritti a mano, possono essere analizzati, riconosciuti e taggati automaticamente, successivamente le informazioni possono essere organizzate per essere trovate e utilizzate più facilmente, praticamente tutto viene memorizzato senza interventi manuali.
Inoltre, la tecnologia ML aggiorna costantemente i propri database e assicura che i nuovi dati vengano ricordati per poter accelerare l’elaborazione nelle azioni successive. Ma un punto importante è quello riferito alla versione di controllo dei documenti, i quali vengono salvati in modo automatico durante la collaborazione, per poter garantire che le modifiche vengano visualizzate immediatamente anche da altri.
Docushare Go elimina tutti gli ostacoli della gestione dei contenuti, l’automazione promuove invece l’efficienza rendendo così le informazioni facili da trovare, e garantisce la possibilità di condividerle con altre persone come abbiamo detto precedentemente; infatti, la collaborazione documentale e il controllo della versione avvengono in tempo reale e in modo automatico.
L’accessibilità inoltre può avvenire ovunque grazie all’hosting basato su cloud di Docushare Go, in cui i lavoratori in ufficio e remoti possono rimanere connessi ai contenuti appunto da qualsiasi luogo; quindi, si evince che Dochshare è una piattaforma di collaborazione che consente la condivisione con persone esterne all’organizzazione, inclusi clienti e fornitori.
Un altro punto da evidenziare è legato all’archiviazione e la circolazione dei contenuti , che per quanto sia importante, deve tenere conto anche della protezione dei nomi, numeri e firme al suo interno, per questo le pratiche hosting sicuro e la crittografia end to end garantiscono che la proprietà intellettuale e i dati riferiti rimangano al sicuro; quindi, solo coloro che hanno il permesso possono accedere e vedere ciò che viene condiviso, contribuendo a mantenere la propria attività in conformità con la legislazione, Inoltre i contatti creati al suo interno sono pronti all’uso subito dopo la creazione, oltre ad essere fruibili 24/24-7 giorni su 7.
In conclusione, possiamo quindi confermare la flessibilità, la sicurezza e la completezza di questo strumento in grado di rendere facili, veloci e diretti e fruibili tutti i lavori all’interno della propria azienda, ma anche operativa per i lavoratori in “movimento”.
