Come ormai ben sappiamo tutti noi abbiamo iniziato e stiamo continuando a dedicarci al lavoro nelle nostre case, ma un elemento che persiste anche da lontano sono le riunioni.
Anche nel migliore dei casi esse sono spesso un punto dolente per molti, le riunioni mal gestite sono una sfida anche per le aziende, in quanto una ricerca mostra che sono un costo sostanziale per i datori di lavoro.
In questo momento i dipendenti sono alle prese con maggiori complessità dati da questa realtà presentata a loro di punto in bianco e al quale si sono dovuti adattare in modo molto veloce per non procurare disagi alla propria azienda e questo ha portato conseguentemente o almeno inizialmente incertezza e stess. Tuttavia, ci sono modi semplici e di buon senso per accelerare le nuove dinamiche e organizzare riunioni efficaci.
Una delle prime cose è capire chi è il responsabile della riunione, perché chiarire chi gestisce è importante per poter consentire l’efficacia. Essi sono responsabili di assicurare che l’incontro abbia un obiettivo chiaro, che i partecipanti abbiano capito quello che viene detto e che tutti siano in grado di contribuire.
Chi organizza le riunioni può condividere in anticipo il programma per poter stabilire i risultati previsti della dalla riunione e aiutare i partecipanti a prepararsi. Un’altra cosa molto importante è trasformare gli appunti e le azioni scelte in una responsabilità collettiva, gli incontri virtuali sono fatti proprio per prendere appunti in gruppo, strumenti come OneNote, Google Document ecc. sono perfetti per la collaborazione di questo tipo, infatti mostrando l’agenda inviata a tutti i partecipanti si potrà visualizzare i punti che vengono svolti, e conseguentemente i dipendenti possono modificare in tempo reale le note, così si potrà lavorare insieme e tutto ciò può portare maggiore allineamento all’interno dell’azienda.
Infatti , l’organizzazione e la gestione delle riunioni tal volta potrebbe essere vista come un azione unilaterale, ma se è svolta in maniera più ponderata e se si dispone durante l’incontro virtuale che alcuni punti possano essere modificati in corso d’opera, questa riunione sembrerà molto più democratica.
Ma potrebbe esserci anche qualche caso in cui una persona non abbia la stessa preferenza di apprendimento, per esempio alcuni potrebbero trovare limitante prendere appunti ostacolando la loro capacità di concentrarsi completamente e partecipare la discussione. Ma proprio per questo la maggior parte degli strumenti video ha la capacità di registrare così da poter agevolare queste persone, quindi è indispensabile chiedere ai partecipanti in anticipo se hanno obiezioni alla registrazione della riunione.
Una cosa molto comune per la buona riuscita è la sua durata, più questa è breve e chiara , meglio è per tutti, infatti l’intervallo di attenzione è già una sfida in una tipica giornata lavorativa, questo viene evidenziato ancora di più nelle riunioni virtuali .
Un fattore importante per chi non è abituato a questo tipo di esposizione è rimanere impauriti dalla videocamera, le riunioni sullo schermo sono convenienti ma offrono anche uno scorcio della vita personale di tutti, spesso non è un problema, ma per quei dipendenti che sono più privati, questa visibilità può sembrare sgradita o invadente. Quindi questo disagio deve essere compreso, però ci si deve assicurare che sullo schermo si possa vedere, in tempo reale ad esempio, le note che si stanno prendendo.
Queste sono solo alcune dei consigli che teniamo a darti per poter agevolare il tuo lavoro, ma soprattutto quello del tuo team, perché tutto ciò incide anche sugli obiettivi generali della propria azienda in termini anche di fatturato e di unione del proprio team.
