In alcuni dei precedenti articoli abbiamo parlato di come fosse possibile lavorare da casa, analizzando alcune situazioni e dando consigli su come sfruttare al meglio questo nuovo modo di lavorare.
Ora invece, molti dipendenti ritorneranno al loro posto di lavoro, la maggior parte, se non tutte le aziende, cercheranno di implementare un certo livello di turni scaglionati o riaperture per ridurre il contatto tra dipendenti. Tutto questo è una sfida senza precedenti per le aziende, di tutte le dimensioni, ma più grande è l’organizzazione e più complesso potrebbe essere l’approccio. Questo perché verranno richiesti dati in tempo reale per tenere traccia della posizione e dello stato dei dipendenti su base giornaliera, dati che troppo spesso vengono raccolti tramite processi manuali e archiviati in fogli di calcolo. Però Xerox cerca come sempre di trovare una soluzione per facilitare il lavoro dei propri clienti attraverso pratiche semplici e immediate, qui di seguito infatti elencheremo alcune caratteristiche principali per aiutare la gestione della forza lavoro attraverso questa applicazione.
Per mantenere un controllo della situazione è molto importante l’aggiornamento di alcuni punti come ad esempio:
- Il rapporto di stato in linea, reattivo con un clic che può avvenire su più dispositivi
- La posizione, che verifica la disponibilità del personale in più sedi, per consentire decisioni migliori
- Le notifiche, per avvisare l’utente del mancato aggiornamento del proprio stato
- Onboarding, cioè il processo di acquisizione del personale, un processo semplice, sicuro e automatizzato
- La personalizzazione del portale in ogni sua impostazione, dal colore, il logo, le lingue, fino ad arrivare alle località e i reparti.
- L’Audit, in cui l’amministratore del portale ha accesso al registro di controllo completo delle azioni e delle modifiche dei dati
- Il pannello di controllo, in cui è possibile avere una panoramica degli stati del personale e del filtro per posizione, stato e reparto.
- Admin, cioè l’interfaccia di amministrazione semplificata, con facile configurazione del sito, della gestione degli utenti e del controllo.
In pratica Xerox Team Availability App consente di automatizzare il processo di presenze con la presentazione dei dipendenti attraverso una pagina di stato semplice da aggiornare ogni giorno, in cui essi possono condividere se stanno lavorando, dove hanno intenzione di lavorare e se si sentono sani e disponibili ad entrare nel posto di lavoro se necessario; Queste loro risposte riempiono una dashboard di facile comprensione che mappa la posizione e la disponibilità della forza lavoro in tempo reale, in modo che i leader dell’azienda abbiano i dati più aggiornati per prende le decisioni, per la pianificazione delle risorse e le politiche di ritorno al lavoro.
Detto tutto ciò quindi possiamo dire che l’app Xerox Team Availability è:
Veloce da implementare, in quanto non è necessario collegare o apportare modifiche al sistema IT esistente, cosi sarà possibile renderlo operativo in poche ore, inoltre, l’onboarding dei dipendenti è completamente automatizzato. Ma è anche personalizzabile, infatti si potrà cambiare le lingue in diverse aree geografiche e personalizzare il portale in base alla posizione, al reparto e molto altro ancora, inoltre, sarà possibile scegliere il colore del proprio marchio e aggiungere il logo per un’esperienza perfetta dei dipendenti. Inoltre, è anche flessibile, infatti questa offerta software as a service è disponibile come abbonamento, quindi non è necessario un grande investimento di infrastrutture, sarà quindi possibile scegliere mese per mese. Infine, ma non per importanza, possiamo dire che è sicura, infatti è conforme al GDPR e tutto ilo traffico web è protetto da RSA e SHA, tutti i dati e i contenuti vengono archiviati e controllati in modo sicuro dal proprietario dell’azienda.
Quindi in conclusione possiamo dire che Xerox Team Availability App è un’estensione di molteplici soluzioni che nel corso di decenni Xerox ha creato per aiutare le organizzazioni ad aumentare l’efficienza, migliorare la sicurezza e ridurre i costi.
