Xerox crede che ottimizzare il flusso di lavoro sia fondamentale per migliorare il modo di lavorare, ed è per questo che aiuta le aziende ad affrontare le inefficienze nella gestione dei documenti. In questo articolo elencheremo sette trucchi per una gestione intelligente dei documenti, per ottimizzare in modo rapido e semplice il flusso di lavoro di informazioni nell’ambiente di stampa.

Come sappiamo i documenti sono importantissimi per un’azienda, infatti, oltre un terzo dei processi aziendali si basa sui documenti, il problema però è che le aziende sprecano troppo tempo e soldi per gestirli, inoltre fino al 40/60% delle chiamate all’assistenza IT riguarda i problemi di stampa.

La buona notizia però è che se si svolge una rapida valutazione dell’ambiente di stampa, troverai molti modi intelligenti per sfruttare al meglio le tue risorse. Come prima cosa puoi automatizzare i passaggi semplici; La maggior parte delle stampe e dei processi documentali include azioni ripetitive, come archiviare le fatture, elaborare reclami e salvare i file nelle cartelle giuste, oggi molti utenti svolgono questi compiti manualmente, ma valutando e comprendendo meglio i flussi di lavoro necessari, puoi automatizzarli, trasformandoli in flussi digitali preimpostati utilizzando le tue stampanti multifunzione.

Questo sarà possibile impostando semplicemente una app sulla tua multifunzione in grado di salvare i file nelle cartelle designate, trasformando cosi un processo noioso a più passaggi in uno rapido da un clic. Il secondo passo comprende il passaggio al Cloud, spostando i pesanti file grafici come materiali di marketing in archivi Cloud, invece di fare come ancora molti svolgono, con la condivisione dei file tramite e-mail, cosi da dover scaricare una copia prima di poterli stampare oppure scansionarli e salvarli in archivi su Cloud come Drop-box.

Passando a Drop-box e MS 365, non saranno necessari dodici passaggi diversi per scaricare un file pesante e stamparlo, gli utenti dovrebbero poter accedere e stampare grandi file senza doverli scaricare, inviare per mail o salvarli su una chiavetta. Impostando la multifunzione per scansire e stampare direttamente i documenti, dialogando con l’app Dropbox, si ridurranno il numero di passaggi del processo e guadagnerai spazio prezioso sul server, tutto nello stesso momento. Inoltre, sarà possibile risolvere a distanza i problemi dei clienti, infatti quando questi ultimi hanno un problema con il flusso dei documenti è naturale che si rivolgano a te per risolverlo, ma è anche giusto che tu non debba accorrere ogni volta che qualcosa non va con una stampante.

Ma la buona notizia è che le multifunzione di oggi sono cosi intelligenti che consentono di risolvere i loro problemi anche da remoto, utilizzando un’interfaccia di gestione a distanza potrai interagire con le tue multifunzione e le loro impostazioni per individuare e risolvere i problemi da remoto. Un altro punto da tenere in considerazione è la gestione delle scorte in modo pro attivo, in quanto in azienda ci saranno varie persone che ordineranno le cartucce di toner per modelli di stampanti diversi, da fornitori diversi, ma così non va.

La soluzione è impostare le stampanti ad inviare automaticamente un avviso per mail quando il toner scarseggia, cosi sarai l’unico a ordinare i prodotti e lo farai solo al bisogno. Un punto molto importante da tenere in considerazione è anche che la stampa a colori è più dispendiosa di quella in bianco e nero, ma allo stesso tempo è importante che alcuni documenti vengano stampati proprio a colori, quindi è utile che non a tutti sia consentito stampare a colori ed è per questo che servirà utilizzare dei permessi per limitare la stampa a colori a specifici utenti, uffici o ad alcuni documenti, ma persino a determinati orari, infatti lo stesso dispositivo può essere utilizzato per consentire solo ai venditori di stampare prestazioni a colori per i clienti, evitando che qualcuno stampi foto personali.

Ma anche la stampa fronte-retro è un modo facile per ottenere grandi risultati, scegliendo stampanti che offrono l’opzione fronte- retro come predefinita si dimezzeranno i costi e l’utilizzo della carta. Inoltre, il 90% delle aziende ha subito violazioni della sicurezza a causa di uno scarso controllo della stampa e troppo spesso accade perché qualcuno lascia i documenti con dei dati sensibili nel vassoio di uscita e questa è una minaccia alla sicurezza, ma anche uno spreco di carta e denaro. Infatti, circa il 50% delle pagine stampante viene buttato via e il 20% non viene mai ritirato dalla stampante, ma con la stampa On-Demand o Pull Printing la multifunzione rilascia i documenti solo quando la persona che ha lanciato la stampa si identifica tramite un codice pin o un tesserino magnetico, cosi risolverai i problemi riferiti alla sicurezza e quello sui costi.

Quindi se migliorerai il flusso dei documenti che viaggiano nella tua azienda, migliori anche la circolazione delle informazioni, così oltre a semplificare la vita, farà risparmiare soldi all’azienda e migliorerà il lavoro delle persone che ti circondano e aiuteranno a raggiungere l’obiettivo.


I Sette trucchi per una gestione intelligente dei documenti