Bentornati cari clienti, nell’articolo di oggi all’interno del nostro blog parliamo di come rendere efficiente la gestione dei contenuti all’interno dell’azienda.
Una soluzione ottimale per la gestione dei contenuti progettata per avviare una vera trasformazione digitale all’interno della propria azienda è Xerox Docushare, tutto ciò può avvenire indipendentemente dal numero di dipendenti, che può essere da 10 oppure da 100.000, infatti questa soluzione può aiutare i clienti fin da subito, così da consentire un lavoro migliore nella trasformazione digitale.
Le soluzioni messe a disposizione da Xerox consentono la gestione dei contenuti aziendali, digitalizzando, conservando, gestendo e proteggendo facilmente le informazioni aziendali.
Ma non solo, tutto ciò porta anche ad un’automazione dei processi di lavoro aziendali, oltre a portare una veloce collaborazione e condivisione dei file con il team.
In questo modo quindi il lavoro si semplifica in modo sostanziali, infatti, l’offerta di Docushare funziona su tutta la gamma di prodotti e soluzioni Xerox.
Ad esempio, questo tipo di strumento consente di semplificare l’acquisizione dei dati, indicizzando e conservando i contenuti strutturati e non strutturati per semplificare l’utilizzo da parte degli utenti e aiutare il proprio ufficio a diventare digitale.
Un altro punto riguarda la gestione delle informazioni e delle conformità, in cui grazie a Docushare è possibile categorizzare, conservare, organizzare e gestire i contenuti per tutto il loro ciclo di vita.
Tutto questo porta ad una migliore collaborazione, promuovendo la comunicazione collaborativa nella gestione dei documenti su vari livelli e agevolando cosi i reparti e i team distribuiti per poter lavorare in modo efficace.
Oltre tuto ciò dobbiamo tenere anche conto che questo tipo di strumento aiuta a proteggere i dati sensibili riducendo al minimo i rischi per la propria azienda grazie agli accessi basati su utenti e gruppi, al monitoraggio, alla reportistica e alla conservazione dei dati.
Infine, un punto è anche dedicato anche all’utilizzo delle potenti funzionalità di ricerca per trovare contenuti aziendali d’importanza critica sia online che offline, da PC, da un dispositivo mobile o anche da una stampante multifunzione (MFP).
La trasformazione in poche parole avviene attraverso l’automazione avanzata del flusso di lavoro, con la gamma di soluzioni DocuShare in cui è possibile accelerare e semplificare i processi aziendali.
I miglioramenti sono immediatamente visibili attraverso diversi punti come la gestione della contabilità in cui viene migliorata la gestione delle fatture e la loro elaborazione, grazie a tutti gli strumenti messi a disposizione che riducono le tempistiche da settimane a pochi minuti, grazie ad esempio ad uno strumento come il riconoscimento ottico (OCR), ma non solo.
C’è anche da tenere conto anche della gestione della policy in cui viene garantita l’uniformità delle attività rendendo semplice, collaborativa e sicura ogni fase della gestione, grazie ad esempio al controllo e l’approvazione da un unico punto, oltre alla revisione puntuale e automatizzata sempre disponibile.
Infine un altro punto molto utile è quello della gestione dei contratti, ottimizzato dalla centralizzazione di tutti i contratti della propria azienda, dei fornitori e dei clienti, in cui il processo diventa sempre più veloce, migliorando cosi la conformità e favorendo la collaborazione e l’automatizzazione dei processi per una maggiore efficacia.
