Nell’articolo di oggi all’interno del nostro blog parliamo di alcuni metodi veloci e semplici per correggere il flusso di informazioni nel proprio ambiente di stampa. Partiamo dicendo che un terzo dei processi aziendali dipende anche dai processi documentali tal volta scadenti. Il problema principale è che le aziende dedicano troppo tempo e denaro alla gestione dei documenti, infatti in media le aziende spendono molto denaro per la gestione dei documenti, e fino al 40-60% di tutte le chiamate all’assistenza sono relative alla stampa.
Ma la buona notizia è che facendo una rapida valutazione del proprio ambiente di stampa, è possibile notare quale sarebbero i modi per poter sfruttare al meglio le proprie risorse di stampa.
Proprio per questo qui di seguito vorremmo lasciare una raccolta di trucchi rapidi per migliorare il flusso di lavoro dei documenti :
- AUTOMATIZZAZIONE DEI PASSAGGI SEMPLICI
La maggior parte dei lavori di stampa e dei processi documentali comporta naturalmente attività ripetitive come ad esempio l’archiviazione di fatture, l’elaborazione di reclami e il salvataggio di file nelle cartelle, ed oggi tutti questi passaggi vengono fatti manualmente dai clienti, ma se si riuscisse a documentare e comprendere quali dei flussi di lavoro si ha bisogno, è possibile automatizzarli come flussi di lavoro digitali preimpostati utilizzando le proprie stampanti multifunzione. Tuto quello che si deve fare è configurare un’applicazione sulla propria MFP per indirizzare i documenti alle cartelle e agli archivi di cui gli utenti hanno bisogno, così da poter trasformare un processo lento e a più fasi in un lavoro rapido e in un solo passaggio.
- PASSA AL CLOUD
È di prassi comune spostare file di grandi dimensioni e graficamente pesanti come i materiali di marketing in cloud. Ma la maggior parte delle persone condivide documenti di grandi dimensioni tramite e-mail, quindi si troverebbe a dover scaricare una copia prima di poter stampare i file. Quindi se si utilizza un’applicazione come MS 365 o Dropbox non è necessario compiere molti passaggi per poter stampare i file di grandi dimensioni e stamparli, sarà quindi necessario essere solo in grado di accedere e stampare i file di dimensioni senza scaricare l’e-mail ecc. Sarà solo utile configurare la propria MFP per scansire e stampare direttamente documenti da e verso app, in questo modo si riduce il numero di passaggi del processo e allo stesso tempo si libera lo spazio sui server di posta.
- RISOLUZIONE DEI PROBLEMI DA REMOTO
Quando i propri dipendenti hanno problemi con il flusso di lavoro dei documenti è normale che chiedano aiuto, per questo che le MFP di oggi sono così intelligenti da consentire di risolvere i problemi da remoto, utilizzando un’interfaccia di amministrazione remota per interagire con la propria MFP e le impostazioni per risolvere i problemi da remoto.
- ORDINA LE FORNITURE IN MODO PROATTIVO
E’ possibile che in una struttura le cartucce vengano acquistare da più persone per diversi modelli di stampanti da diversi fornitori e questa procedura non è ottimale. Invece, impostando la propria stampante in modo che avvisi automaticamente con un avviso via e-mail quando il toner si esaurisce, in questo modo sarà possibile ordinare le forniture tramite una sola persona e solo per necessità.
- METTI IL COLORE NELLE MANI GIUSTE
La stampa a colori come ben sappiamo è la più costosa della stampa in bianco e nero, allo stesso tempo è molto importante che alcuni documenti siano a colori, quindi è possibile utilizzare le autorizzazioni e come controlli per limitare le stampe a colori a determinate persone, reparti e documenti o persino ore del giorno Ad esempio, lo stesso dispositivo può essere usato per consentire ai venditori di stampare le presentazioni dei clienti a colori, assicurano che nessuno stampi immagini non inerenti.
- PASSAGGIO ALLA STAMPA FORNTE/ RETRO
Questi tipi di stampa è un modo semplice ma che ha grande impatto, scegliendo una stampante con questa opzione si dimezzeranno i costi e il consumo di carta.
- STAMPA SU RICHIESTA
Il 90% delle aziende ha subito nel tempo delle violazioni della sicurezza a causa della stampa non protetta, dovuti ad esempio a documenti sensibili lasciati nel vassoio stampa. Ma oltre ad essere una violazione è anche uno spreco di carta e denaro. Infatti, circa il 50% delle pagine stampate viene buttato, ma grazie alla stampa su richiesta, l’MFP rilascia documenti solo quando la persona che ha inviato il lavoro è vicino per la convalida con un codice PIN o una carta magnetica, risolvendo così i problemi sia di costi che di sicurezza in un’unica mossa.
Tutto questo oltre a migliorare il modo in cui i documenti fluiscono nella propria azienda, migliorano anche le informazioni e questo semplifica la vita, fa risparmiare denaro e assicura un lavoro migliore anche ai dipendenti
