Nell’articolo di oggi, all’interno del nostro blog parliamo del Content Hub, il quale permetterà di avere ovunque ci si trovi contenuti pertinenti, adattabili e pronti all’uso.
Molte volte i documenti hanno la tendenza a cambiare con il passare del tempo a causa dalle piccole modifiche, come la semplice aggiunta di una data o di un orario per un evento, oppure la stesura di testi o agli aggiornamenti richiesti per legge.
Molte transazioni aziendali sono essenziali, i documenti infatti devono essere accessibili e aggiornati, senza che gli utenti debbano preoccuparsi di non condividere la versione più recente. A tal proposito, con l’aumento dei dipendenti che lavorano in modalità remota, le attività di creazione e gestione dei documenti, stanno diventando sempre più disconnesse, questo rende difficile tenere traccia delle ultime revisioni e garantire uniformità tra tutti i documenti per i dipendenti.
Proprio per questo è necessario adottare la trasformazione digitale per una realtà lavorativa distribuita, con l’aumento della trasformazione digitale i tradizionali archivi di documenti con numerazioni e revisioni indicate nel nome dei file non bastano più.
Quindi questo fa comprendere che è giunto il momento di aggiornare i propri archivi di documenti conservandoli in un hub digitale sicuro, centralizzato e basato nel cloud, ed è proprio per questo che Xerox Content Hub consente ai team di accedere, aggiornare, personalizzare e utilizzare facilmente i contenuti aziendali più recenti da qualunque luogo, riducendo al tempo stesso i costi.
Xerox Content Hub non è un semplice repository statico, ma una piattaforma creativa, dinamica e sicura che offre ai dipendenti un accesso in modo indipendente 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a modelli di documenti professionali, da modificare come desiderano e quindi stampare localmente o utilizzare in modo digitale, questo consente di poter avere dei documenti professionali facilmente aggiornabili e rintracciabili.
Il portale di ogni azienda è fornito con un insieme di modelli di base pronti all’uso che la propria azienda può utilizzare come punto di partenza per comprendere le pratiche migliori e le funzionalità avanzate offerte da documenti redatti in modo professionale e modificabili a piacimento.
Grazie al Content Hub, gli utenti finali saranno in grado di poter personalizzare da soli un modello di documento, creandone una copia in grado di soddisfare le esigenze del momento.
La creazione di un documento sotto forma di modello personalizzabile consente, per esempio, di modificare immediatamente un testo legale, in un file di dati, per poi richiamarlo on- demand quando necessario. L’utilizzo di modelli può garantire che quando si creano dei documenti venga utilizzata l’ultima versione approvata di tutti gli elementi di questi documenti.
Questo può aiutare i priori dipendenti a personalizzare il materiale marketing, stampandolo on-demand, aumentando il loro coinvolgimento e riducendo i costi, senza dover ricorrere a designer grafici o agenzie creative esterne, trasformando la gestione dei documenti aziendali e riducendo i costi grazie alla risorse sempre attuali conservate tutte in Xerox Content Hub.
